Les procès-verbaux de réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale

Les procès-verbaux de réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale

Nous vous proposons ci-après l’article de François De Bauw, avocat au barreau de Bruxelles, paru dans ASBL Actualités et que nous reproduisons avec l’aimable autorisation d’Edipro.

Introduction
On trouvera, dans les lignes qui suivent, le rappel d’une série de précautions qu’ils convient de prendre(1) à l’occasion de la rédaction du procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration d’une association sans but lucratif (ASBL) ou d’une assemblée générale de ses membres. Le procès-verbal est le document qui relate tous les faits importants relatifs à cette réunion ou à cette assemblée. Il établit la preuve de la régularité de la procédure ayant abouti à la prise de décisions et matérialise et authentifie le concours des volontés des participants en indiquant le résultat des votes. Il permet donc de rapporter la preuve des décisions prises par chacun des organes dans le cadre de leurs compétences respectives et que ces organes ne peuvent valablement prendre que lorsque leurs membres, régulièrement convoqués et réunis en un même lieu, se sont formellement constitués en conseil d’administration ou en assemblée générale.

Rédaction séance tenante
Lorsque le procès-verbal est établi en la forme authentique par un notaire, il s’impose qu’il soit rédigé séance tenante. En pratique, le notaire établit le procès-verbal sur la base d’un projet qu’il complète au cours de la réunion du conseil d’administration ou de l’assemblée générale. Lorsque le procès-verbal est fait par acte privé, sa rédaction séance tenante s’impose également. La pratique déroge fréquemment à ce principe, mais les moyens modernes de traitement de texte permettent de produire un document définitif, revu et corrigé, en un laps de temps relativement bref si le secrétaire de la réunion du conseil d’administration ou de l’assemblée générale veille à travailler sur la base d’un canevas ou d’un projet.

Contenu
Pour ce qui est du contenu proprement dit, le procès-verbal doit être une œuvre impersonnelle et objective. Sauf cas exceptionnel, il ne doit pas contenir la reproduction littérale des débats : il suffit qu’il, exprime la substance de ceux-ci. Il doit constater les faits matériels prouvant le respect des formalités légales et statutaires et, à cet effet, consigner avec précision non pas tout ce qui a été dit, mais ce qui a été fait, de façon à permettre ultérieurement de déduire les conséquences de ces faits, par exemple pour permettre à un tribunal saisi d’une contestation d’en apprécier la pertinence. Dans cette perspective, le procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration doit notamment constater les faits suivants: (i) le lieu de la réunion, (ii) la date et l’heure auxquelles elle s’est ouverte, (iii) la constatation que les administrateurs ont été convoqués dans le respect de ce que prévoient les statuts, (iv) la vérification du quorum de présences éventuellement requis, (v) la mention des documents faisant l’objet d’un vote ou dont la prise de connaissance par les administrateurs a pu avoir une influence sur un vote et qu’il y a lieu pour cette raison d’annexer au procès-verbal, (vi) la mention des déclarations faites au cours de la réunion et qui ont pu influencer un vote, (vii) le libellé précis des décisions prises, (viii) le résultat de chaque vote avec l’indication du nombre de votes positifs, de votes négatifs et d’abstentions (il n’est pas nécessaire d’indiquer le sens du vote de chaque participant, sauf si l’un d’eux en émet le souhait en ce qui le concerne) et (ix) l’heure à laquelle est déclarée close la réunion.
Pour les assemblées générales, le procès-verbal constatera notamment: (i) le lieu de l’assemblée, (ii) la date de l’assemblée et l’heure à laquelle le président l’a déclarée ouverte, (iii) le cas échéant, la procédure suivie pour la composition du bureau et les noms de ses membres, (iv) la constatation que des convocations ont été adressées tel jour aux membres pour les convoquer, (v) la vérification de la signature par les participants de la liste des présences, (vi) la nature des contestations éventuelles relatives à l’admission à l’assemblée et aux votes, ainsi que la manière dont ces contestations ont été réglées, (vii) la vérification initiale du quorum de présences éventuellement requis, (viii) la déclaration par laquelle l’assemblée se reconnaît valablement constituée pour délibérer, (ix) la mention de la lecture, ou de la dispense de lecture, des rapports faits à l’assemblée par le conseil d’administration et par le commissaire, (x) le libellé précis des propositions de décision soumises au vote, (xi) la mention des documents faisant l’objet d’un vote ou dont la prise de connaissance par l’assemblée a pu avoir une influence sur un vote et qu’il ya lieu pour cette raison d’annexer au procès-verbal, (xii) la mention des déclarations faites au cours de l’assemblée et qui ont pu influencer un vote, (xiii) la mention des questions posées aux administrateurs et commissaires et la mention des réponses données, dans la mesure où elles ont pu influencer un vote, et notamment le vote sur la décharge des administrateurs, (xiii) le résultat de chaque vote avec l’indication du nombre de votes positifs, de votes négatifs et d’abstentions et la déclaration du président selon laquelle la proposition de décision ,est adoptée ou rejetée, (xiv) l’indication de l’identité des votants (pour et contre) ainsi que de ceux qui se sont abstenus peut s’avérer opportune pour faire preuve du sens du vote de l’un ou l’autre actionnaire et ce, dans la perspective d’éventuelles contestations ultérieures, (xv) la mention de la lecture du projet de procès-verbal et de l’adoption du texte de celui-ci par l’assemblée et (xvi) l’heure à laquelle est déclarée close l’assemblée.

Déclarations et réserves
Chacun des participants à une réunion du conseil d’administration ou à une assemblée générale a le droit de faire acter au procès-verbal certaines protestations, déclarations, remarques ou réserves à propos du contenu des délibérations ou d’une décision, ou encore à propos de la manière dont le procès-verbal lui-même relate ce qui s’est passé lors de la réunion ou de l’assemblée. Les autres participants ne peuvent s’y opposer. Une fois communiquées oralement aux participants, ces observations peuvent être dictées au secrétaire ou remises à celui-ci sous la forme d’une note écrite, qui sera annexée au procès-verbal et auquel celui ci fera renvoi. C’est à l’auteur de ces observations qu’il appartient d’en libeller le texte: il ne pourrait requérir le secrétaire de le faire. Ce droit de faire acter remarques et réserves ne peut être exercé que dans la mesure où leur objet concerne le fonctionnement du conseil d’administration ou de l’assemblée générale et les affaires de l’association. Il ne peut être utilisé pour faire reproduire au procès-verbal des imputations injurieuses ou calomnieuses qui auraient été échangées à l’occasion des délibérations.

Annexes
Divers documents doivent être annexés au procès-verbal d’une assemblée générale, et notamment: (i) les justificatifs des convocations lorsque ces convocations ont été faites par lettres recommandées à la poste, (ii) l’original de la liste des présences, signé par les membres ou par leurs mandataires, et contresigné par les membres du bureau de l’assemblée, (iii) l’original signé des procurations données par ceux qui prennent part à l’assemblée par mandataire, (iv) l’original signé des rapports présentés à l’assemblée par le conseil d’administration ou par les commissaires, (v) le cas échéant, le texte des réserves ou déclarations formulées par l’un ou l’autre participant et qui ne seraient pas reprises dans le corps du procès-verbal et (vi) tout autre document ayant fait l’objet d’un vote ou dont la prise de connaissance par l’assemblée a pu avoir une influence sur le vote. Les annexes du procès-verbal d’une réunion du conseil d’administration seront, de manière générale, tous documents ayant fait l’objet d’un vote (et notamment le texte des rapports approuvés par le conseil en vue de leur présentation aux membres) ou dont la prise de connaissance par le conseil a pu avoir une influence sur le vote. On y ajoutera, le cas échéant, l’original des procurations des administrateurs représentés par un de leurs collègues si les statuts autorisent pareille représentation. Une référence expresse à chacune des annexes et aux raisons qui justifient de les joindre au procès-verbal doit être faite dans le corps de celui-ci. Il est conseillé, pour éviter les contestations ultérieures, que pour une assemblée les membres du bureau, ou pour une réunion du conseil d’administration le président et le secrétaire voire l’ensemble des signataires du procès-verbal, paraphent ne varietur chacune des pages annexées à un procès-verbal sous seing privé.

Liste des présences
Une importante annexe au procès-verbal est la liste des présences qu’il faut établir pour chaque assemblée. C’est un document capital car il permet de vérifier la composition de l’assemblée en vue de constater le quorum de présences éventuellement requis, de contrôler la régularité des votes et de rapporter la preuve de la composition régulière de l’assemblée. Il en est de même des divers documents qui permettent de justifier les mentions de cette liste, et notamment procurations et les pouvoirs des représentants des personnes morales qui participent à l’assemblée au nom de celles-ci. La liste est en général signée, avant l’entrée dans la salle de réunion, par le membre ou son mandataire, en regard de la mention de son nom. Elle devient définitive après que le bureau et l’assemblée ont procédé à la vérification des pouvoirs. Elle est alors contresignée par les membres du bureau et demeure annexée au procès-verbal. Les diverses mentions de la liste sont parfois reprises, non pas dans un document séparé, mais dans le corps même du procès-verbal: il n’y a bien entendu aucun inconvénient à procéder de la sorte.

Signature
Le procès-verbal, sous seing privé ou établi par un notaire en la forme authentique, n’existe comme tel que lorsqu’il est signé par ceux qui doivent y apposer leur signature. Lorsque le procès-verbal est établi sous seing privé, l’absence de certaines signatures n’affecte que la validité de celui-ci, et non celle des décisions prises. L’existence d’un procès-verbal n’est pas indispensable pour assurer la validité des décisions du conseil d’administration ou de l’assemblée générale: il n’est qu’un instrument de preuve. Si fait défaut la signature de certains administrateurs à l’occasion d’une réunion du conseil ou, pour une assemblée générale, celle de certains des participants, le tribunal appréciera en fait la portée et la valeur probante du document. Dans cette optique, on veillera notamment à indiquer au bas du procès-verbal les raisons pour lesquelles certaines signatures font défaut (refus, départ avant la confection du procès-verbal, etc.).

Fausses énonciations
Le cas échéant, peuvent être poursuivis du chef de faux en écritures les signataires d’un procès-verbal qui comporte des énonciations mensongères de date de réunion et de communication et lecture de rapports et qui vise à établir l’accomplissement régulier à une certaine date de formalités qui ne sont accomplies que plus tard. Celui qui produit un document en le présentant comme l’original du procès-verbal d’une délibération qui n’a jamais eu lieu s’expose à des poursuites du même chef et du chef d’usage de faux.

Conclusion
Le respect des quelques règles qui viennent d’être rappelées assurera la régularité des décisions prises par le conseil d’administration ou l’assemblée générale des membres et permettra d’éviter problèmes et contestations. On ne peut que recommander leur observation scrupuleuse.

1. Ce bref rappel ne prétend pas à l’exhaustivité. Pour un examen plus approfondi, le lecteur est invité à consulter notamment l’ouvrage de François De Bauw sur « Les assemblées générales dans les sociétés anonymes » (Bruxelles, Bruylant, 1996). La plupart des règles applicables aux sociétés anonymes, inspirées de celles des assemblées délibérantes, s’appliquent aux associations sans but lucratif.

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